구매 요청(PR, Purchase Requisition)과 승인 프로세스

구매 요청(PR, Purchase Requisition)과 승인 프로세스

SAP MM 모듈에서 **구매 요청(Purchase Requisition, PR)**은 자재 또는 서비스가 필요할 때 이를 구매하기 위해 내부적으로 요청하는 과정을 말합니다. 구매 요청은 공급업체에 구매 오더를 생성하기 전에 거쳐야 하는 필수 단계입니다. 이 과정에서 적절한 승인 절차를 거쳐, 필요한 자재가 신속하고 효율적으로 구매될 수 있도록 합니다.

📌 "구매 요청은 구매 프로세스의 시작점으로, 신속한 처리가 중요합니다!"

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1. 구매 요청이란?

**구매 요청(PR)**은 회사 내에서 특정 자재 또는 서비스를 구매할 필요가 있을 때 이를 공식적으로 요청하는 서류입니다. SAP 시스템에서 구매 요청을 작성하여 관련 부서에 자재 구매를 요청하며, 해당 요청은 여러 단계를 거쳐 승인이 이루어집니다.

• 구매 요청의 주요 요소:
  • 요청된 자재 또는 서비스의 상세 정보: 자재 코드, 설명, 수량 등.
  • 요청 부서: 자재를 필요로 하는 부서.
  • 필요한 날짜: 자재가 필요한 날짜.
  • 비용 센터: 자재 구매 시 비용이 배정될 곳.

📌 "구매 요청은 필요한 자재와 서비스를 신속히 확보하기 위한 첫 번째 단계입니다."

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2. 구매 요청과 구매 오더의 차이

구매 요청과 구매 오더(Purchase Order, PO)는 자주 혼동되지만 각각 다른 역할을 합니다. 구매 요청은 내부적으로 자재나 서비스를 요청하는 과정이며, 구매 오더는 공급업체에게 실제로 자재를 주문하는 단계입니다.

• 구매 요청(PR): 자재나 서비스가 필요하다는 내부 요청.
• 구매 오더(PO): 공급업체에게 자재나 서비스를 정식으로 주문하는 서류.

따라서 구매 요청은 구매 프로세스의 첫 번째 단계로, 이를 통해 회사 내에서 자재를 요청하고, 이후 구매 오더가 생성됩니다.

📌 "구매 요청과 구매 오더는 각각 다른 역할을 수행하지만, 둘 다 구매 프로세스에서 필수적입니다."

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3. 구매 요청(PR) 생성 방법

SAP에서 구매 요청은 ME51N 트랜잭션을 통해 생성할 수 있습니다. 구매 요청은 자재를 필요로 하는 부서에서 작성하며, 요청된 자재에 대한 승인 절차가 완료되면 실제 구매가 진행됩니다.

1) ME51N 트랜잭션을 통한 구매 요청 생성 절차

1. ME51N 트랜잭션 실행: SAP 시스템에서 [ME51N] 트랜잭션을 실행합니다.
2. 자재 정보 입력: 요청할 자재의 코드를 입력하고, 필요한 수량과 일자를 기록합니다.
3. 비용 센터 및 계정 입력: 해당 자재의 비용이 배정될 비용 센터와 계정을 입력합니다.
4. 승인 요청: 구매 요청이 완료되면, 이를 승인 받을 부서로 제출합니다.

📌 "ME51N을 통해 구매 요청을 생성하고, 승인 절차를 거쳐 자재 구매가 진행됩니다."

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4. 구매 요청 승인 프로세스

구매 요청이 생성되면, 해당 요청이 승인 절차를 거쳐야 합니다. 각 회사의 규정에 따라 승인 프로세스는 다를 수 있지만, 일반적으로 다단계 승인이 필요합니다.

• 승인 단계:
  1. 부서장 승인: 요청한 자재의 필요성을 검토한 후 승인합니다.
  2. 비용 센터 승인: 자재 구매에 필요한 예산이 확보되었는지 확인하고 승인합니다.
  3. 최종 승인: 필요 시 상위 부서 또는 재무부서의 최종 승인을 받습니다.

승인이 완료되면, 구매 요청(PR)은 구매 오더(PO)로 전환되어 실제 구매가 진행됩니다. 이 과정에서 자재의 정확성, 필요성, 그리고 예산을 철저히 검토하여 효율적인 자재 관리가 가능해집니다.

📌 "구매 요청 승인 프로세스는 자재 구매의 적절성 및 예산 관리를 보장하는 중요한 단계입니다."

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5. 구매 요청의 중요성

구매 요청은 회사 내에서 필요한 자재나 서비스가 제때에 공급될 수 있도록 하는 매우 중요한 과정입니다. 이 과정을 통해 자재의 필요성을 내부에서 검토하고, 효율적인 자재 관리와 예산 통제가 가능해집니다.

• 필요한 자재의 확보: 자재가 부족할 경우 구매 요청을 통해 적절한 시기에 자재를 확보할 수 있습니다.
• 비용 절감: 자재의 필요성과 예산을 철저히 검토하여 불필요한 구매를 방지할 수 있습니다.
• 내부 통제 강화: 승인 절차를 통해 자재 구매를 철저히 관리함으로써 내부 통제를 강화할 수 있습니다.

📌 "구매 요청은 필요한 자재를 신속히 확보하고, 비용 관리를 강화하는 데 중요한 역할을 합니다."

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6. 구매 요청 시 주의사항

구매 요청을 처리할 때는 자재나 서비스의 정확한 정보를 입력하고, 관련 부서와의 원활한 소통이 중요합니다. 다음 사항을 주의해야 합니다.

• 정확한 자재 정보 입력: 자재 코드, 수량, 납기일 등의 정보를 정확히 입력해야 합니다.
• 비용 센터 및 계정 확인: 요청한 자재의 비용이 적절한 비용 센터로 배정되었는지 확인해야 합니다.
• 승인 절차 준수: 모든 구매 요청은 승인 절차를 반드시 거쳐야 하며, 이 과정에서 오류가 없도록 주의해야 합니다.

📌 "정확한 구매 요청은 자재 구매 프로세스의 시작을 원활하게 하고, 후속 작업의 효율성을 보장합니다."

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7. 구매 요청의 이점

구매 요청은 회사 내에서 자재나 서비스를 요청하는 공식적인 절차로, 이를 통해 자재 구매 프로세스를 체계적으로 관리할 수 있습니다.

• 효율적인 자재 관리: 필요한 자재를 미리 계획하고 요청함으로써 재고 부족을 방지할 수 있습니다.
• 예산 통제: 자재 구매 시 예산을 검토하고 승인 절차를 통해 비용을 절감할 수 있습니다.
• 내부 커뮤니케이션 강화: 부서 간 소통을 통해 자재 요청 및 구매 프로세스의 투명성을 높일 수 있습니다.

📌 "구매 요청은 자재 구매의 시작으로, 효율적인 자재 및 비용 관리를 가능하게 합니다."

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결론

SAP MM 모듈에서 **구매 요청(PR)**은 자재나 서비스를 내부적으로 요청하는 과정으로, 구매 프로세스의 첫 번째 단계입니다. 정확한 자재 정보와 승인 절차를 거쳐 구매 요청이 처리되면, 구매 오더(PO)가 생성되어 실제 구매가 이루어집니다.

구매 요청은 자재 구매의 시작점으로, 신속하고 정확하게 처리하는 것이 중요합니다. 효율적인 자재 관리와 비용 절감을 위해 구매 요청 과정을 철저히 이해하고 관리하세요!